CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRONG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP KHẨU

Bạn có biết để người bán và người mua có thể đi đến quyết định ký hợp đồng mua bán thì họ thường trao đổi và giao dịch như thế nào không?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, các bên thường giao dịch thông qua nhiều hình thức khác nhau như trao đổi qua điện thoại, email hoặc gặp trực tiếp để thương lượng. Hiện nay email là phương tiện được sử dụng rộng rãi giữa các công ty xuất nhập khẩu với nhau.

Dưới đây là các bước cơ bản mà một doanh nghiệp thường trao đổi với đối tác thông qua email.

Bước 1: Inquiry (Yêu cầu thông tin)

Trước khi bắt đầu một giao dịch xuất nhập khẩu, bước đầu tiên thường là việc tìm hiểu thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ từ bên cung cấp. Đây là thời điểm mà người mua tiếp xúc với người bán để đặt câu hỏi, yêu cầu thông tin và báo giá.

Ví dụ về Email Inquiry:

Subject: Request for quote [Product or Service Name]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well.

I am writing on behalf of [Your Company Name], and we are interested in learning more about your [Product or Service Name]. We would appreciate it if you could provide us with detailed information regarding the product/service, as well as the terms and conditions of the transaction.

Specifically, we are interested in:

Technical specifications of the product/service.

Pricing and payment terms.

Delivery time and shipping costs (if applicable).

Could you please send us detailed information and a specific quotation?

Thank you for your attention to this matter. We look forward to hearing from you soon.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Bước 2: Quotation (Báo giá)

Sau khi nhận được yêu cầu thông tin từ phía người mua, bước tiếp theo trong quá trình giao dịch là việc người bán đưa ra báo giá chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu. Báo giá cung cấp thông tin về giá cả, điều kiện thanh toán và điều kiện giao hàng.

Ví dụ về Email Quotation:

Subject: Quotation for [Product or Service Name]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well.

Thank you for your inquiry regarding [Product or Service Name]. We appreciate the opportunity to provide you with a quotation.

Please find below the details of the quotation:

Technical Specifications: [Detailed technical specifications of the product or service]

Pricing: [Detailed pricing for the product or service]

Payment Terms: [Detailed payment terms, e.g., prepayment, payment upon delivery, etc.]

Delivery Time: [Estimated delivery time]

Shipping Costs: [Shipping costs if applicable]

Kindly refer to the attached document for more details. Should you require any further information or have any questions, please do not hesitate to contact us.

We look forward to the opportunity to work with you.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

Bước 3: Purchase Order (Đơn đặt hàng)

Khi đã nhận được báo giá từ phía người bán và quyết định tiến hành giao dịch, bước tiếp theo là việc người mua tạo ra một đơn đặt hàng chính thức. Đơn đặt hàng chứa thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, và các điều kiện giao dịch.

Ví dụ về Email Purchase Order:

Subject: Purchase Order for [Product or Service Name]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well.

We are pleased to inform you that we have decided to proceed with a transaction with your company. To ensure that the transaction is conducted accurately and transparently, we are sending you the detailed purchase order as follows:

Product/Service: [Product or Service Name]

Quantity: [Quantity Ordered]

Price: [Agreed Upon Price]

Payment Terms: [Agreed Upon Payment Terms]

Delivery Information: [Delivery Address, Contact Information, etc.]

Please confirm receipt of this purchase order and provide us with an official invoice.

We look forward to a successful collaboration with you.

Best regards,

[Your Name]

[Your Contact Information]

Bước 4: Proforma Invoice (Hóa đơn Proforma)

Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phía người mua, bước tiếp theo là việc người bán tạo ra một hóa đơn Proforma để xác nhận các chi tiết của giao dịch. Mặc dù hóa đơn này thường không có giá trị pháp lý, nhưng nó cung cấp một bản tóm tắt cho bên mua về các yếu tố quan trọng của giao dịch, bao gồm giá cả và điều kiện thanh toán.

Ví dụ về Email Proforma Invoice:

Subject: Proforma Invoice for [Order Number or Product/Service Name]

Dear [Recipient's Name],

We hope this email finds you well.

Following our recent correspondence regarding your purchase order, we are pleased to attach the Proforma Invoice for your reference. Please find the details below:

Product/Service: [Product or Service Name]

Quantity: [Quantity Ordered]

Price per Unit: [Price per Unit]

Total Price: [Total Price]

Payment Terms: [Payment Terms as Agreed Upon]

Validity: [Validity of the Proforma Invoice]

Please review the Proforma Invoice carefully and let us know if there are any discrepancies or if you require any further information.

Thank you for your business. We look forward to your confirmation and proceeding with the order.

Best regards,

[Your Name]

[Your Contact Information]

Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Công ty chúng tôi, Eagles Global Forwarding, tự hào là đối tác tin cậy của quý vị trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển quốc tế.

"HÃY NÊU NHỮNG GÌ BẠN CẦN, VIỆC CÒN LẠI ĐÃ CÓ CHÚNG TÔI"

Tin liên quan: